RaceGorilla

Sports timing via your smartphone

Blog

RaceGorilla: een nieuw, innovatief wedstrijdmanagement alternatief voor hardloopwedstrijden

RaceGorilla is een Nederlands initiatief ontstaan uit de passie voor sport ondersteund door het NOC*NSF. Maarten Holdrinet (voormalig Championchip/Mylaps), Robert Bouten (2008 Olympian en IT Specialist) en Rob van Bommel (o.a. Australian Institute of Sport) zijn de grondleggers van dit innovatieve en veelzijdige wedstrijdmanagement platform.

Alles wat je ervoor nodig hebt en moet doen is:

  1. Twee of meerdere mobiele telefoons/tablets voor start en finish waarop je onze gratis app installeert: ‘RaceGorilla Competition’.
  2. Een computer of laptop waarop je ons online wedstrijdmanagement ‘dashboard’ bedient.
  3. Aanmaken van de wedstrijd in het dashboard en de deelnemers starten-finishen met de app.

Een voorbeeld in het dashboard
De belangrijkste aandachtspunten voor je wedstrijd in het dashboard zijn de ‘Categories’, de ‘Series’ en de ‘Races’. We hebben een hardloopwedstrijd voor je aangemaakt:

  1. Ga naar: https://results.racegorilla.com/sign-in. Gebruik hardlopen@racegorilla.com als email en hardlopennl als wachtwoord. Klik op de blauwe knop: ‘Sign in to dashboard’.
  2. Je ziet nu de wedstrijd ‘Demo Hardlopen.nl‘. Open de wedstrijd door te klikken op het pijltje in de rechterkolom.
  3. Verken de verschillende onderdelen in het dashboard om te zien hoe we de wedstrijd hebben opgemaakt: o.a. Categories, Series en Races.
  4. Een voorbeeld van de deelnemerslijst die is geüpload vind je helemaal onderaan deze pagina. [Tutorial]
  5. Kijk ook eens op de resultatenpagina: https://results.racegorilla.com/competition/2024/results
  6. Vergeet niet uit te loggen want in de volgende stap kun je zelf aan de slag middels je eigen account.

Zelf aan de slag

  • Nu kun je zelf een eigen demo wedstrijd aanmaken met maximaal 10 deelnemers: https://results.racegorilla.com/sign-up
  • Nadat je je account hebt aangemaakt klik op ‘Create Competition’ rechtsboven en zet je demo wedstrijd op.
  • Download de ‘RaceGorilla Competition’ app in de Apple of Google Play Store. Login met de gegevens die je in de eerste stap hebt gebruikt.
  • Start met timen met de app en bezoek de live results pagina(s) [te vinden onder ‘Settings’ in het dashboard].
  • Nadat iedereen is gefinisht (gebruik hiervoor de Keypad View) kun je weer opnieuw starten door de Races te resetten onder ‘Races’ in het dashboard (de demo uitslagen gaan dan wel verloren).
  • Indien je hulp nodig hebt bezoek dan onze support pagina’s: www.racegorilla.com/tutorials
  • Mocht je nu een wedstrijd willen aanmaken met meer deelnemers ga in het dashboard naar Settings > Type > Competition. De gegevens van je demo wedstrijd blijven staan.

Kosten voor het gebruik
Een wedstrijd tot 75 deelnemers kost €39, daarboven €79. Voor een kleine wedstrijd tot 30 deelnemers hebben we zelfs een speciale app en betaal je tot maximaal €15 per wedstrijd. Voor ons servicemodel en prijsinformatie ga naar: www.racegorilla.com/pricing

Corona, kleine wedstrijden en trainingssessies
Hoe hardloopwedstrijden er in de toekomst uit gaan zien weten we niet maar we kunnen ons voorstellen dat grote wedstrijden met honderden mensen aan de start voorlopig niet toegestaan zijn.

Met het RaceGorilla platform is het mogelijk om de deelnemers individueel te starten (time trial) of in start waves. Omdat we werken met handmatig starten en finishen middels de app, is het voor bepaalde wedstrijden sowieso aan te bevelen om meerdere finish-lanes op te zetten met vrijwilligers die de deelnemers gescheiden finishen.

Trainings-app
Voor echt kleine wedstrijden tot 30 deelnemers kan ook onze trainings-app gebruikt worden met live resultaten. In dat geval liggen de kosten tussen de €5 (per jaar!) tot maximaal €15 per wedstrijd. Voor meer informatie zie de video hieronder of bezoek de volgende website: www.racegorilla.com

Voor prijsinformatie ga naar: www.racegorilla.com/pricing

Tot slot
Het RaceGorilla platform wordt door organisatoren over de hele wereld gebruikt: van een marathon in Thailand, de Tour in Frankrijk (Team Jumbo-Visma), een amateur wielerwedstrijd in Jamaica, een trail run in de Ardennen tot en met een trappenloop in ons eigen land.

Er is veel mogelijk en mochten er nog vragen zijn neem dan contact op Rob van Bommel via rob@racegorilla.com.



Bijlage: voorbeeld upload deelnemers

Deelnemerslijst-ExcelDownload

Adding a timing team to your competition

Timing a competition is much better when you get some help. Either when start & finish are far apart or if you work with ‘timing buddies’ you’d better get some friends on board. In the dashboard you can invite team members to your competition in the ‘Team’ view. Either existing users or new users who you would like to invite to the platform.

When adding an email address which is unknown in the platform, then you can send this person an email invite.
When adding an email address which is known in the platform, then you can assign a specific role to this user.
Roles can be assigned after team members have been added as well.

Note that not all team members can be removed from the team. If a team member has entered times or scores for participants, then there is a fixed link between the team member and the competition. In this case you can remove all the roles of the user to prevent further access to the competition.

In the following articles you can learn more about roles & permissions or on advanced permissions.

Advanced permissions

When you’ve read our article on roles & permissions already you might want to dive deeper and learn about advanced permissions as well. In the ‘Advanced Permissions’ section of the dashboard a competition admin can set permissions for timekeepers or judges per time point or judge location. These settings determine what a user can or can not do in the mobile timing app.

Click on ‘Advanced Permissions’ in the top right corner.
Location specific permissions for users in the team

Note that when you make changes to a ‘Track’ by adding for instance a split time point or a judge section (or even a single gate in a judge section), then the permissions for these new locations aren’t automatically applied.

After changing a track go to your advanced permissions view and verify that all time or judge locations have permissions applied to a user.

Roles & permissions for race management

When you -as a competition organiser- add a person to your timing team, or you -as a user- join a competition, then there are some default permissions applied automatically. As a competition admin you can customise these permissions and set roles. Hop over to the dashboard for more fine grained control.

By default two roles are applied:

  1. Admin: for the user who created the competition (access to app & dashboard)
  2. Timekeeper/Judge: for the user who joins a competition (access to app only)

But when you -as a admin- add a user to your team via the dashboard you have the below roles to assign:

  1. Timekeeper
  2. Judge
  3. Timekeeper/Judge
  4. Time Control
  5. Score Control
  6. Admin

Each of the above roles has specific acces rights to the CloudTimer app (as can be seen in the below image) or RaceGorilla dashboard.

Timing app with different roles and permissions enabled
The app competition menu with different roles and permissions enabled.

Timekeeper

Has access to the app only. In the app the timekeeper has access to all ‘timepoints’ (start, split, finish). The timekeeper has no specific rights to the dashboard.

Judge

Has access to the app only. The judge can access all ‘judge sections’ in the app but can’t access any timepoints. The judge has no specific rights to the dashboard.

Timekeeper/Judge

Has access to the app only. The timekeeper/judge has access to all timepoints and judge sections in the app. The timekeeper/judge has no specific rights to the dashboard.

Time Control

Has viewing rights to the dashboard and edit rights to Time & Score control page.

Score Control

Has viewing rights to the dashboard and edit rights to Time & Score control page.

Admin

The admin has full access to both app and dashboard.

Further, you can set more fine grained permissions in the ‘Team’ screen when you click the ‘Advanced Permissions‘ button. Or learn more about adding team members to your timing team.

A comprehensive guide on competition settings

The CloudTimer platform has a wide variety of settings in order to configure a competition. We understand that this might be overwhelming at times. Therefore we are writing (work in progress) this article which serves as a comprehensive guide to all possible settings. Don’t hesitate to write us a message in case there are any questions about these settings or if you need help setting up your competition.

The settings are categorised as:

  • General
  • Timing
  • Structure
  • Categories & Start Groups
  • Participants
  • Organisation team
  • Results & Rankings

General

  • Name: a general name of your competition
  • Sport: indication of the type of sport
  • Type: (test, training, competition) (not available yet)
  • Date (start & end): date on which the competition takes place
  • Location (name, city, country, address, gps coordinates): one or multiple locations where the competitions is held, or to indicate start and finish (available on request)
  • Timezone (not available yet)
  • Access Code: the access code which other users can use to join the competition for timing or scoring
  • Tag line (not available yet)
  • Description: a short description about the competition

Timing

  • Bluetooth settings
  • Multi select
  • Manual input
  • TimeFormat

Structure (set per round)

  • Start type: time trial, mass start, wave start
  • Timepoints & scoring
  • Number of runs
  • Score format

Categories & Start Groups

  • Categories: add, delete
  • Races (Start Groups): add, delete, update, re-order
  • Subscription fee
  • Start wave size

Participants

  • Subscription (closed/open for logged in users/public)
  • Subscription open/close date
  • Upload participants

Organisation team

  • Add users (timekeeper or judge)
  • Set permissions
  • Allow users to join competition
  • Default user role

Results & Rankings

  • TimeFormat
  • Result columns
  • Result reports

Setting categories in your competition

Via the dashboard it’s now possible to set your own categories. Previously it was only possible to make use of the default categories for a competition or ask us to set this in a custom way for you. Now you can freely add categories to your own liking in the ‘Categories’ view in the dashboard.

Guide:

  1. Log into my.racegorilla.com
  2. Open your competition
  3. Go to Settings >> Categories
  4. Click the round add button in the bottom right corner
  5. Type your category name

Thrilled to be chilled

It’s not a race for the faint hearted, definitely not considering the temperatures during the first open water swimming race timed on the CloudTimer platform in Scotland. Vigour Events organised ‘Thrilled to be Chilled’; a race over 450m, 1k or for the acclimatised the ‘ice mile’ (a skins/standard swimwear only swim). Participants could enjoy a stunning setting while pushing their boundaries in and safe and controlled environment.

CloudTimer proved to be an ideal timing system for this open water swimming race since the timing system was easily set-up and live results were provided without any extra effort.

Results can be found here.

Dutch Triathlon Federation

The Dutch Triathlon Federation is enthusiastic about the possibilities offered on the CloudTimer platform. The app, with software platform, offers an excellent tool to collaborate between race organisation and volunteers on timing and present live results online. For the organisation of regional races, youth races or club triathlons it’s possible to -with little cost- offer a optimal race experience to the participants. This makes the sport more accessible to a broader public and simplifies organising a race.

The only requirements to organise a CloudTimer triathlon competition, is a group of two to five people with a smartphone (Apple or Android) and sufficient data connection.

Categorised sports

CloudTimer has pre-set competition formats for the below sports. The formats help you to quickly create a competition with the most common settings.

  • Cycling
  • Skiing
  • Rafting
  • Triathlon
  • Canoeing
  • Running
  • Swimming
  • Other